Manager le changement et la communication

J’ai beaucoup pensé au changement ces derniers temps. Les entreprises changent tout le temps. En tant qu’individus, nous changeons aussi. Qu’il s’agisse de petits ou de grands changements, nous en avons toujours un à un moment donné. À un certain niveau, l’établissement d’objectifs et les résolutions concernent la création de changements.

Mais une chose que je remarque au sujet du changement, c’est que les gens veulent que cela se produise sans communiquer tous les détails dès le départ. Voici un exemple:

Employé: «Oh, je n’ai pas parlé avec eux. Ils ne vont pas m’écouter. « 
Maintenant, je sais que vous avez dans la tête la même réponse que moi. «Comment peut-on écouter si on ne leur parle pas?!». Il en va de même lorsque les responsables demandent à un cadre supérieur de parrainer ou de défendre un projet. Nous voulons que l’exécutif soutienne l’initiative, mais nous ne prenons pas le temps de communiquer son rôle.

J’ai récemment eu la chance d’assister au séminaire virtuel de la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM) sur le thème «Gestion du changement: mener des transformations réussies». Le séminaire était dirigé par Todd Brodie, Ph.D., SHRM-SCP. Brodie a fait du bon travail en prenant ce qui pourrait être une discussion très théorique sur la gestion du changement et en partageant des exemples pratiques de la façon dont les organisations peuvent mettre en œuvre avec succès le changement.

Je ne vais pas gâcher le séminaire pour vous (parce que vous devriez le prendre), mais l’un de mes plats à emporter était dans le domaine de la communication. Spécifiquement, communiquez aux promoteurs de projets ou aux champions comment ils peuvent être les plus utiles. En matière de gestion de projet, nous nous rappelons de demander de l’aide. Mais expliquons-nous à quoi ressemble ce soutien? Voici six choses que nous devrions partager:

Pourquoi le changement est important et où il s’inscrit dans l’échelle des priorités. La première partie de celle-ci prend tout son sens. En demandant l’aide de quelqu’un, nous voulons qu’il connaisse les détails du changement et explique pourquoi il est important. Mais regardons les choses en face, on demande à cette personne d’appuyer d’autres projets. En fait, organisation de séminaire il est possible que nous leur demandions de soutenir d’autres projets. Chaque initiative de changement ne peut être la priorité numéro un. Aidez la personne à comprendre où se situe ce projet dans toutes les autres choses qui se passent. Comment leur soutien (ou non soutien) impacte le changement. Il y a une raison pour laquelle vous demandez à cette personne d’être le sponsor ou le champion du projet. Dites-leur la raison. C’est juste. C’est peut-être à cause de leur pouvoir de connexion. Ou leur pouvoir d’expert. Peut-être est-ce dû à leur pouvoir d’information. Quelle que soit la raison, donnez à la personne l’occasion de décider qu’elle souhaite utiliser son pouvoir pour le projet proposé. Sinon, vous pourriez être déçu plus tard lorsque vous leur demandez d’utiliser leur pouvoir et qu’ils disent «non». Quels obstacles pourraient être sur le chemin et comment ils pourraient aider. Un promoteur de projet peut poser la question, mais si ce n’est pas le cas, le sujet doit être traité de toute façon. Si vous savez qu’il y aura des difficultés en cours de route, informez-en le sponsor afin qu’il puisse commencer à réfléchir à la manière dont il peut contribuer à en minimiser l’impact. Parfois, nous ne connaissons pas les problèmes tant qu’ils ne se produisent pas et tout le monde doit faire face à la surprise. Mais, à l’occasion, nous pouvons anticiper un obstacle et y remédier dès le départ. Les noms de toutes les autres personnes impliquées dans le projet. Autant que nous aimerions dire: «Nous sommes tous une équipe. Rah! Rah! ”La politique de bureau peut souvent jouer un rôle dans les projets. Il est possible que le soutien d’une personne à un projet repose sur celui qui est impliqué. Pas seulement du point de vue de la personnalité, mais du point de vue de la performance. Un sponsor pourrait dire: «La seule chance que ce projet réussisse est si Jose fait partie de l’équipe.» Lorsque vous pouvez répondre, «j’ai déjà parlé à Jose et il est à bord». Cela pourrait sceller l’accord. L’engagement de temps requis. Nous avons tendance à ne pas y penser car les champions ou les sponsors du projet ne font pas partie de l’équipe du projet. Mais cela implique toujours du temps. Dites à la personne quand son temps sera nécessaire afin qu’elle puisse décider si elle a le temps de donner. Il est possible qu’ils demandent à négocier un peu de temps pour pouvoir soutenir votre projet ET faire d’autres choses. Quand ils recevront des mises à jour sur le projet. La dernière chose que vous voulez faire est de garder votre projet champion dans le noir. Ils ne peuvent pas aider quand ils ne savent pas ce qui se passe. Découvrez à quelle fréquence ils aimeraient ces mises à jour ainsi que leur format. Si vous leur demandez d’aider à mener le projet à bien, alors soyez prêt à partager avec eux des informations sur leur emploi du temps dans le format de leur choix.

Les projets et les changements vont de pair comme le chocolat et le beurre de cacahuète. (Désolé, je ne pouvais pas résister à la comparaison.) Et les principes fondamentaux de la gestion de projet nous indiquent que nous devons avoir un champion de projet efficace. La seule façon de le faire est d’énoncer clairement leur rôle lorsque nous leur demandons leur soutien.

P.S. Si vous ne le savez pas, SHRM propose des séminaires sur une grande variété de sujets ainsi qu’un cours de préparation à la certification. Les programmes sont organisés dans toutes les villes des États-Unis et de manière virtuelle. Pour une liste complète des offres de programmes, consultez le site Web de SHRM Education. Oh, et n’oubliez pas les séminaires sont pré-approuvés pour les crédits de développement professionnel.